UBO register

Auteur : Jeroen Léaerts
Jurist - Algemeen coördinator Procura VZW

 

1. Inleiding

Op basis van een Europese Richtlijn heeft België het UBO-register ingevoerd.  UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner.

Dit register heft als uiteindelijk doel voldoende, accurate en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigden in Belgische vennootschappen, trust, stichtingen, VZW’s en juridische entiteiten vergelijkbaar met trust en fiducieën ter beschikking te hebben. Op deze manier tracht men na te gaan wie de natuurlijke personen achter de (verschillende) juridische entiteiten zijn.

Het Koninklijk Besluit voorzag dat het register op uiterlijk 30 november 2018 ingevuld dient te worden, aangezien de gegevens binnen één maand vanaf de inwerkingtreding moet worden medegedeeld. Het is dan ook noodzakelijk dat vennootschappen en verenigingen zich tijdig voorbereiden om alle informatie bij de desbetreffende personen op te vragen.

Echter heeft de FOD Financiën uitstel verleend tot 31 maart 2019 om de gegevens in het register in te voeren.

 

2. Toepassingsgebied : welke juridische constructies

Er dienen 3 categorieën onderscheiden te worden :

  1. In België opgerichte vennootschappen, met of zonder rechtspersoonlijkheid
  2. (Internationale) VZW’s en stichtingen
  3. Trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten

Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt naar de grootte van de entiteit. Zowel grote als kleine entiteiten hebben de plicht om de informatie mede te delen.

 

3. Wie wordt aanzien als uiteindelijke begunstigde ?

De uiteindelijke begunstigde wordt als volgt gedefinieerd : ‘ de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaars zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap’.

1. Vennootschappen

Worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd :

  • De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks 25% of meer van de stemrechten of aandelen in deze vennootschap houden. Dit belang kan dus zowel direct of als indirect zijn. (bv. door middel van een tussengeplaatste vennootschap).  Bij een onrechtstreekse band moeten ook de tussenstappen geïdentificeerd worden.
  • De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft / hebben over de vennootschap via andere middelen, bv. zaakvoerder zijn, aandeelhoudersovereenkomst, bevoegdheid tot benoeming van hoger geplaatst personeel,…

  • De natuurlijk persoon of personen die behoort / behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Dit word gevraagd indien geen van de bovenstaande personen konden worden geïdentificeerd of indien er twijfel zou bestaan of de bovenstaande persoon ook respectievelijk de uiteindelijke begunstigde is.


De navolgende informatie dient in het register te worden opgenomen :

  • Naam
  • Eerste voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit (en)
  • Land van verblijf en het volledige verblijfadres
  • Datum waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden
  • Rijksregisternummer van de natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is
  • De categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort ( bv. aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van het zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid)
  • Of dit afzonderlijk of samen met andere personen beantwoordend aan één of meer van bovenstaande categorieën gebeurt
  • Of het gaat om een rechtstreeks of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde Als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer bedoeld in artikel III.17 Wetboek Economisch Recht en waar van toepassing elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat word afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd.

De omvang van het uiteindelijk belang in de informatieplichtige, namelijk :

  • In geval van een rechtstreekse uiteindelijke begunstigde en wanneer het zeggenschap resulteert uit de eigendom van aandelen of stemrechten, het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige

  • In geval van een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde en wanneer het zeggenschap resulteert uit de onrechtstreekse eigendom van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige, de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige

U dient de nodige stavingstukken te voegen, zoals een kopie van de identiteitskaart, de statuten van de vennootschap, het register van de aandeelhouders, authentieke aktes edm.

 

2. (Internationale) VZW’s en stichtingen

Worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd :

  • De leden van de Raad van Bestuur
  • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen
  • De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting
  • De stichters van een stichting
  • De natuurlijke personen, of wanneer deze personen nog niet zijn aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent


De navolgende informatie dient in het register te worden opgenomen :

  • Naam
  • Eerste voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit (en)
  • Land van verblijf en het volledige verblijfadres
  • Datum waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden
  • Het identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en indien van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de begunstigde verblijft of waarvan de begunstigde onderdaan is
  • De categorie(ën) van personen bedoelt in artikel 4,27°, tweede lid, c), van de Wet van 18 september 2017 ( Wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten ), waartoe de begunstigde behoort
  • De één of meer categorieën van personen opgesomd in artikel 4,27°, tweede lid, c° van de wet van 18 september 2017, afzonderlijk of samen met anderen, waartoe hij behoort


U dient de nodige stavingstukken te voegen, zoals een kopie van de identiteitskaart, de statuten van de vereniging, het register van de aandeelhouders/leden, authentieke aktes edm.

 

3. Trust, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies

Worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd :

  • De oprichter
  • De fiduciebeheerder(s) of trustee(s)
  • De eventuele protector
  • De begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wiens hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is
  • Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijk zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent


De navolgende informatie dient in het register te worden opgenomen :

  • Naam
  • Eerste voornaam
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit(en)
  • Land van verblijf en het volledige verblijfadres
  • Datum waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden
  • Het identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en indien van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de begunstigde verblijft of waarvan de begunstigde onderdaan is
  • De categorie(ën) van personen bedoelt in artikel 4,27°, tweede lid, d), van de Wet van 18 september 2017, waartoe de begunstigde behoort.


U dient de nodige stavingstukken te voegen, zoals een kopie van de identiteitskaart, authentieke aktes edm.

 

4. Wie is meldingsplichtige ?

Bij vennootschappen en (internationale) VZW’s en stichtingen bestaat de meldingplicht in hoofde van de bestuurders.
Bij trust en fiducieën of gelijkaardige entiteiten rust de informatieplicht bij de trustees of dossierbeheerders.

Concreet kan u de informatie meedelen via het platform MyMinFinPro of via de website www.finances.belgium.be/nl

Er dient nog een Ministerieel Besluit te komen die de verdere modaliteiten omtrent de melding en het gebruik van het register verduidelijkt.

 

5. De informatie moet up-to-date gehouden worden

Volgens het Koninklijk Besluit dient de medegedeelde informatie minstens jaarlijks bijgewerkt te worden.
Het Wetboek van Vennootschappen en de VZW – wet leggen de verplichting op om elke wijziging aan het UBO – register binnen de maand mede te delen.

Vennootschappen en VZW’s waar zich vaak wijzigingen voordoen betreffende de uiteindelijke begunstigden, voorzien het best een procedure opdat deze wijzigingen tijdig worden doorgegeven aan he UBO – register.

6. Sancties

Indien u de vereiste informatie niet aan het UBO – register overmaakt, kan een administratieve geldboete worden opgelegd van minimum 250,00 euro en een maximum van 50.000,00 euro.

Er is echter geen vergelijkbare sanctie voorzien ten aanzien van trustees of fiduciebeheerder die de vereiste informatie niet overmaken.

 

7. Door wie is het register consulteerbaar ?

Oorspronkelijk zou men de toegang eerder beperkt houden. Echter heeft men op heden de toegang uitgebreid.

De navolgende personen hebben toegang tot het register :

  • Bevoegde autoriteiten, zoals bv. de belastingsautoriteiten
  • Entiteiten die onderworpen zijn aan het preventief luik van de Witwaswet alsook de fiscale autoriteiten (bv. advocaten, boekhouders, notarissen,…)
  • Elke burger. Voor deze categorie is de toegang echter beperkter. Voor VZW’s, stichtingen, trusts, enz. heeft de persoon of organisatie slechts toegang indien men een legitiem belang kan aantonen.

Om toegang tot het register te bekomen, zal een administratieve bijdrage verschuldigd zijn. Het bedrag van de administratieve bijdrage dient nog vastgelegd te worden bij Ministerieel Besluit.

Voor de bevoegde autoriteiten in het kader van de anti witwas zal de toegang kosteloos zijn.

In het Koninklijk Besluit is er een mogelijkheid voorzien om op verzoek van de begunstigde geheel of een gedeelte van de informatie niet toegankelijk te maken.

Deze mogelijkheid is we aan een aantal voorwaarden verbonden.

De uiteindelijke begunstigde zal moeten aantonen dat de toegang aan het register hem blootstelt aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld, intimidatie of indien de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is.

 

8. Enkele praktische tips

Het is belangrijk dat u de nodige voorbereidingen neemt met het oog op 31 maart 2019. Het is dan ook aangewezen thans reeds de uiteindelijke begunstigden van uw vereniging of vennootschap te identificeren en te bepalen tot welke categorie deze behoren. Aangezien u de nodige stavingstukken dient te voegen, is het belangrijk om deze thans reeds te verzamelen.

U zal binnen uw vennootschap of vereniging ook een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde dienen aan te duiden die de informatie aan het register zal meedelen.

Het is duidelijk dat het UBO register veel vermogensrechtelijke informatie zal bekend maken bij het groot publiek. U dient de draagwijdte hiervan in te schatten.

 

Voor bijkomende informatie kan u steeds contact opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
PROCURA VZW zal in de komende periode ook nog infosessie omtrent dit thema organiseren.